Ratgeber

Dokumenttypen

Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Diplom, Strafregisterauszug, Vollmacht, Handelsregister und weitere Fälle. Diese Seite erklärt die Praxis ohne Behördendeutsch und verweist auf die häufigsten Stolpersteine.

Zivilstandsurkunden

Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden, Ledigkeitsnachweise, Scheidungsurteile und Wohnsitzbestätigungen gehören zu den häufigsten Fällen. Oft verlangen Zielstellen aktuelle Ausfertigungen, nicht alte Familienbüchlein oder Kopien.

Ausbildung und Beruf

Diplome, Zeugnisse, Studienbescheinigungen, Transcript of Records und Berufsnachweise sind nicht immer direkt apostillefähig. Häufig braucht es zuerst Schule, Hochschule, Bildungsbehörde, Notar oder eine beglaubigte Kopie.

Strafregister und Migration

Strafregisterauszüge, Wohnsitzbescheinigungen, Migrationsunterlagen und Arbeitsbewilligungsdokumente müssen meist aktuell sein. Viele Stellen akzeptieren nur wenige Monate alte Dokumente.

Firmenunterlagen

Handelsregisterauszüge, Statuten, Vollmachten, Beschlüsse, Good-Standing-Nachweise und Zeichnungsberechtigungen brauchen eine prüfbare amtliche oder notarielle Unterschrift. Private Firmenstempel reichen meist nicht.

Private Dokumente

Verträge, Rechnungen, Briefe, Einverständniserklärungen oder selbst geschriebene Vollmachten werden nicht wegen ihres Inhalts apostilliert. Zuerst muss eine Unterschrift, Kopie oder Erklärung öffentlich beglaubigt werden.

Medizinische Dokumente

Arztzeugnisse, Impfbescheinigungen und veterinärmedizinische Unterlagen brauchen oft eine vorgelagerte amtliche Bestätigung, etwa durch zuständige kantonale Stellen. Die Zielbehörde sollte die Form nennen.

Pass und ID

Ausweise selbst werden meist nicht apostilliert. Üblich ist eine amtlich oder notariell beglaubigte Kopie, deren Beglaubigung dann überbeglaubigt werden kann, wenn die Zielstelle das akzeptiert.

Mehrere Dokumente

Planen Sie nicht mit einer Sammelapostille, wenn jedes Dokument eine eigene Unterschrift trägt. Viele Behörden berechnen und erstellen pro Originalunterschrift oder Dokument separat.

Praktische Prüfung

Welches Land und welche konkrete Zielstelle?
Original, beglaubigte Kopie oder private Erklärung?
Apostille, Legalisation oder nur beglaubigte Übersetzung?
Muss die Apostille selbst übersetzt werden?
Wie aktuell muss das Grunddokument sein?

Fragen zu diesem Thema

Häufige Detailfragen

Welche Dokumente kann ich apostillieren lassen?

Grundsätzlich kommen öffentliche Urkunden oder amtlich beziehungsweise notariell beglaubigte Vorgänge infrage: Zivilstandsurkunden, Gerichtsdokumente, notarielle Urkunden, Handelsregisterauszüge, Strafregisterauszüge, Wohnsitzbestätigungen oder bestimmte Diplome.

Kann ich eine Kopie apostillieren lassen?

Für die Echtheit eines Dokuments braucht die Behörde meist ein physisches Original mit amtlicher Originalunterschrift. Eine beglaubigte Kopie bestätigt nur die Übereinstimmung mit einer Kopie und wird im Ausland nicht immer akzeptiert.

Kann ein Handelsregisterauszug apostilliert werden?

Ja, wenn er von der zuständigen Handelsregister- oder Amtsstelle korrekt ausgestellt oder beglaubigt wurde. Bei privaten Firmenunterschriften ist oft zuerst eine notarielle Beglaubigung nötig.

Kann ein Diplom apostilliert werden?

Oft ja, aber nicht immer direkt. Häufig braucht es zuerst eine Bestätigung durch Bildungsbehörde, Schule, Hochschule, Notar oder zuständige Amtsstelle.

Kann ein Strafregisterauszug apostilliert werden?

Ja, wenn er von der zuständigen Behörde ausgestellt wurde und die zuständige Apostille-Stelle die Unterschrift prüfen kann.

Kann eine Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunde apostilliert werden?

Ja. Zivilstandsurkunden gehören zu den häufigsten Dokumenten für Apostille und beglaubigte Übersetzung.

Kann eine Vollmacht apostilliert werden?

Ja, wenn sie notariell beglaubigt wurde oder als öffentliche Urkunde vorliegt. Eine einfache privat unterschriebene Vollmacht braucht meist zuerst den Notar.

Kann ein Arztzeugnis apostilliert werden?

Oft nur nach vorgelagerter amtlicher oder notarieller Bestätigung. Je nach Kanton kann eine medizinische oder kantonsärztliche Stelle beteiligt sein.

Kann ein Pass oder eine ID apostilliert werden?

Ausweispapiere werden meist nicht direkt apostilliert. Häufig wird eine notariell oder amtlich beglaubigte Kopie erstellt und diese Bestätigung überbeglaubigt.

Kann ein privates Dokument apostilliert werden?

Ein privates Dokument wie Vertrag, Rechnung oder Brief ist nicht automatisch apostillefähig. Meist muss zuerst eine Unterschrift, Kopie oder Erklärung notariell oder amtlich beglaubigt werden.

Kann ein Ledigkeitszeugnis oder eine Wohnsitzbescheinigung apostilliert werden?

Ja, wenn es von einer zuständigen Behörde mit prüfbarer amtlicher Originalunterschrift ausgestellt wurde.

Können mehrere Dokumente eine einzige Apostille erhalten?

Meist wird pro amtlicher Originalunterschrift oder Dokument eine eigene Überbeglaubigung verlangt. Zusammenheften mehrerer Dokumente ist nicht immer möglich oder akzeptiert.

Kann ein apostilliertes Dokument nachträglich ergänzt werden?

Normalerweise nein. Wenn Seiten, Übersetzungen oder Vermerke dazukommen, muss die Zielstelle sagen, ob eine neue Apostille oder neue Übersetzung nötig ist.