Guida

Apostille Svizzera

Responsabilità, processo, cantone, governo federale e peculiarità tipiche svizzere. Questa pagina spiega la pratica senza il tedesco ufficiale e indica gli ostacoli più comuni.

Il processo normale

Innanzitutto chiarire con il destinatario all’estero quali documenti, lingua, tempestività e forma sono richiesti. Quindi controlla chi ha rilasciato la firma originale. Se esiste una firma cantonale o comunale svizzera, di norma è competente l'ufficio cantonale. La Cancelleria federale può essere competente per le firme federali, le ambasciate svizzere, le rappresentanze estere in Svizzera o le cancellerie degli Stati cantonali.

Preparazione prima della presentazione

Fornisci l'originale fisico, non solo una scansione. Annota il paese di destinazione, l'indirizzo del mittente, il numero di telefono e l'e-mail. Se il documento è privato, come una procura, una firma aziendale o una copia del passaporto, di solito è necessaria prima una certificazione notarile o ufficiale.

Presentarsi allo sportello o per posta

Alcuni luoghi consentono lo sportello di consegna, altri operano parzialmente o solo tramite posta. Zurigo menziona espressamente gli sportelli o i percorsi postali, Svitto menziona gli sportelli e i percorsi postali e la Cancelleria federale attualmente menziona i percorsi postali. Chiedete comunque sempre all'ufficio competente se è possibile l'invio per posta e quali allegati sono necessari.

Cantone o governo federale: responsabilità

In Svizzera l'apostille non dipende dal luogo di residenza, ma dalla firma sul documento. I documenti cantonali, le certificazioni notarili e numerose conferme comunali vengono elaborati tramite la Cancelleria di Stato competente. I documenti federali o determinate firme federali passano attraverso la Cancelleria federale.

Cantone di emissione anziché Cantone di residenza

Se un documento è stato rilasciato nel Canton Zurigo, in genere è rilevante Zurigo; presso un notaio di Berna firma Berna. Sembra banale, ma evita molti rifiuti.

Quando il notaio si presenta davanti a lui

Firme private, copie di passaporti, procure, documenti aziendali o dichiarazioni non sono automaticamente documenti pubblici. Un notaio spesso conferma prima la firma o la copia. La Cancelleria di Stato appone quindi l’apostille sulla firma del notaio.

Ufficio postale, sportello e rappresentanza

Molti luoghi consentono il ritiro allo sportello o la consegna postale. Spesso un'altra persona può presentare la richiesta, ma le singole agenzie richiedono prove o autorità a seconda del documento. I fattori decisivi sono la firma originale e verificabile, il paese di destinazione e il reso desiderato.

Documenti esteri per la Svizzera

Un documento straniero viene apostillato nel Paese di emissione, non in Svizzera. Un atto di nascita italiano, un diploma canadese o un estratto del registro ucraino devono quindi prendere la strada giusta lì.

Esame pratico

Quale paese e quale destinazione specifica?
Originale, copia autenticata o dichiarazione privata?
Apostille, legalizzazione o semplicemente traduzione certificata?
L'apostille deve essere tradotta da sola?
Quanto deve essere attuale il documento di base?

Domande su questo argomento

Domande frequenti e dettagliate

Chi rilascia l’apostille in Svizzera?

A seconda del documento. I documenti e i funzionari cantonali passano solitamente attraverso la Cancelleria di Stato competente. I documenti federali o determinate firme federali passano attraverso la Cancelleria federale.

Quale Cancelleria dello Stato è competente?

Di norma è competente il Cantone da cui proviene la firma ufficiale in originale e non automaticamente il Cantone di domicilio.

Quando il documento deve pervenire alla Cancelleria federale?

Per i documenti federali, determinate firme federali o legalizzazioni per Stati non appartenenti all'Aia, la Cancelleria federale può partecipare alla catena di autenticazione.

Il documento deve prima andare dal notaio?

Solo se non si tratta di documenti ufficiali apostillabili direttamente, come firme private, copie di passaporti, firme aziendali o documenti privati.

Devo presentarmi di persona?

Molti uffici svizzeri consentono la presentazione allo sportello o per posta. I requisiti esatti dipendono dal cantone e dal tipo di documento.

Qualcun altro può inviare?

Spesso sì. Alcuni luoghi non richiedono una procura, altri possono richiedere una prova a seconda dei casi. Verificare i requisiti dell'autorità responsabile.

Posso ordinare l'apostille online?

In alcuni casi, gli ordini possono essere preparati online, ma spesso i documenti originali devono essere presentati fisicamente. Le e-Apostille sono un caso speciale.

Chi apostilla un documento straniero per la Svizzera?

Responsabile è il paese emittente. Un atto di nascita straniero non viene apostillato in Svizzera, bensì presso l'autorità competente nel Paese d'origine.

La Svizzera ha ancora bisogno dell’apostille per i documenti dell’UE?

Ciò dipende dal tipo di documento, dalla destinazione d'uso e dalla base giuridica. Sono previste semplificazioni per alcuni documenti dell'UE, ma le autorità svizzere possono comunque richiedere prove o traduzioni.

Come funziona per i paesi non-Aia?

Quindi invece dell'apostille si considera solitamente la legalizzazione: l'ufficio competente, eventualmente la Cancelleria federale e poi l'ambasciata o il consolato del Paese di destinazione.

Qual è la differenza tra un ufficio di stato civile, un notaio e una cancelleria di stato?

L'ufficio dello stato civile rilascia i certificati di stato civile, il notaio certifica alcune firme o copie e la Cancelleria di Stato certifica le firme ufficiali in originale per l'estero.